İş Kazası Bildirimi Kılavuzu: Detayları ve Uygulama Adımları

İşverenlerin çalışanlarının sağlığını güvence altına alması ve yasal sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmesi açısından kritik öneme sahip bir süreç olan iş kazası bildirimi, işletmeler için vazgeçilmezdir. Bu sürecin her aşaması, hem işverenin yasal düzenlemelere uyumunu sağlar hem de çalışanların haklarını korur. İş kazası bildirimi, yalnızca hukuki bir gereklilik olmanın ötesinde, bir kurumun güvenlik kültürünün temelini oluşturan önemli bir unsurdur.

İş Kazasının Tanımı ve Kapsamı

İş kazasının neyi ifade ettiğini ve hangi senaryoları kapsadığını anlamak, bildirim prosedürlerini doğru bir şekilde uygulamak için esastır. Bir iş kazası, bir çalışanın iş ortamında veya işle bağlantılı bir etkinlik esnasında yaşadığı ve fiziksel ya da psikolojik yaralanmalara yol açan olaylardır. Bu tanım, işyerinde, görev esnasında veya işe geliş-gidiş sırasında gerçekleşen tüm talihsiz olayları içerir.

İş Kazası Ne Anlama Geliyor?

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu‘na göre, iş kazası; bir sigortalının işyerinde, işveren tarafından organize edilen bir faaliyet sırasında veya işveren tarafından temin edilen bir araçla işe geliş-gidiş esnasında meydana gelen ve kişiyi bedensel veya ruhsal olarak olumsuz etkileyen olaylar bütünüdür. Bu bağlamda iş kazası bildirimi, meydana gelen olayın resmiyet kazanmasını ve yasal işlemlerin başlatılmasını temin eder.

İş kazası kavramı, yalnızca fiziksel yaralanmaları değil, aynı zamanda iş ortamında karşılaşılan psikolojik etkileri ve travmaları da içerir. Bu yüzden her olayın titizlikle incelenmesi ve olayın neden-sonuç ilişkisinin (illiyet bağının) net bir şekilde ortaya konulması büyük önem taşır. Bu yaklaşım, iş kazasının tanımını sadece hukuki bir çerçeveden değil, aynı zamanda insani bir boyuttan da ele almayı mümkün kılar.

Hangi Durumlar İş Kazası Kapsamına Girer?

İş kazası olarak kabul edilen durumları doğru bir şekilde tespit etmek, hatalı bildirimlerin önüne geçmek adına kritik bir öneme sahiptir. Ancak her olayın kendine has şartları bulunduğundan, işverenlerin her durumu özenle değerlendirmesi ve analizi titizlikle yapması gerekir.

İş Kazası Bildirim Sürecinin İşleyişi

İş kazası bildirim prosedürü, yasal düzenlemelere uygun olarak aşama aşama gerçekleştirilmelidir. Bu süreç genellikle aşağıdaki adımları içerir:

• Kazanın vuku bulması halinde ilk yardımın uygulanması ve olayın kayıt altına alınması,
• Kolluk birimleri ve ilgili kurumlara acil olarak bilgilendirme yapılması,
• Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) üç iş günü içerisinde dijital yolla resmi bildirimde bulunulması,
• Gerekli tutanaklar, raporlar ve diğer evrakların tanzim edilerek arşivlenmesi,
• Kurumsal kaynak planlaması (ERP) sistemleri kullanılarak sürecin dijital olarak izlenmesi.

Bildirim Süreci Adım Adım Nasıl İlerler?

Herhangi bir iş kazası meydana geldiğinde, işverenin ilk olarak kolluk kuvvetlerine durumu vakit kaybetmeden bildirme sorumluluğu bulunmaktadır. Bunu takiben, olayın resmi kayıtlara geçirilmesi amacıyla Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) üç iş günü içinde bildirimde bulunulması zorunludur. Bu bildirim işlemi, e-Devlet kapısı üzerinden veya doğrudan SGK’nin kendi sistemine erişilerek tamamlanabilir.

Bildirim süreci, sadece yasal bir mecburiyet olmayıp, aynı zamanda sigortalı çalışanların haklarını güvence altına alan kritik bir mekanizmadır. Bu sebeple işverenin, kazadan bilgi sahibi olduğu andan itibaren tüm süreci belgelemeye başlaması esastır. Olayla ilgili tutanaklar, görgü tanıklarının beyanları ve olay yerinin fotoğrafları, iş kazası bildirim dosyasının ayrılmaz bir parçası olmalıdır.

Hangi Kurumlara Bildirim Yapılmalı?

Aşağıda sunulan tablo, Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) iş kazası bildiriminin yapılması gereken kurumları ve belirlenen süreleri özetlemektedir. Bu bilgiler, 5510 sayılı Kanun ile 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu‘nun ilgili maddelerine dayanmaktadır. Bu çizelge, işverenlerin yasal sorumluluklarını hangi resmi birime hangi zaman dilimi içinde yerine getirmesi gerektiğini açıkça ortaya koymaktadır.

Her kurumun kendine özgü bildirim süreleri olduğundan, şirketlerin bu takvimleri otomatik bir şekilde izleyebilmesi son derece önemlidir. Bu noktada, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemleri, iş süreçlerinin takibini üstlenerek bildirimlerin zamanında gerçekleştirilmesini önemli ölçüde kolaylaştırır.

İşverenin Bildirim Konusundaki Yasal Sorumlulukları Nelerdir?

İşverenin iş kazası bildirimine ilişkin sorumluluğu, 5510 sayılı Kanun’un 13. maddesinde net bir şekilde belirtilmiştir. İşverenin bildirimi süresi içinde yapmaması durumunda, hem idari para cezasıyla karşılaşılır hem de iş göremezlik nedeniyle sigortalıya ödenen geçici ödenek, işverenden geri alınır.

Bu sebeple, işverenlerin iş kazası bildirim zorunluluğu konusunda tam bir farkındalıkla hareket etmeleri büyük önem taşımaktadır. Özellikle ERP çözümleri, yüksek risk taşıyan savunma sanayi gibi alanlarda olduğu gibi tüm sektörlerde mevzuata uyumu destekleyerek süreçlerdeki hata payını minimize etmede önemli bir rol oynar.

İş Kazası Bildirim Süreleri ve Yasal Neticeleri

İş kazası bildirim süresi, sigortalının statüsüne göre farklılık gösterir. Bu sürelerin doğru hesaplanmaması, ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir.

Yasal Bildirim Süresi Nedir?

Bir iş kazası vuku bulduğunda, işveren en geç üç iş günü içerisinde SGK’ye bildirimde bulunmakla yükümlüdür. Bu üç günlük süre, kazanın meydana geldiği günü izleyen ilk iş gününden itibaren hesaplanır ve hafta sonları bu süreye dahil edilmez. Bu bildirim işlemi, SGK’ye iş kazası bildirimi olarak elektronik platform üzerinden tamamlanabilir.

Bağımsız çalışanlar (bağkurlular) için ise, kazanın öğrenildiği tarihten itibaren üç iş günü içinde bildirim yapılması gerekmekte olup, bu süre hiçbir koşulda bir ayı aşamaz. “İş kazası bildirim süresi kaç gün?” sorusunun yanıtı, yasal düzenlemelerle net bir şekilde belirlenmiş olup, işletmelerin bu kurallara büyük bir özenle uyması gerekmektedir.

Bildirimin Gecikmesi veya Hiç Yapılmamasının Yaptırımları Nelerdir?

İş kazası bildiriminin zamanında yapılmaması, hem idari hem de finansal sonuçlar doğurur. Bildirimin gecikmesi durumunda, SGK tarafından işverene idari para cezası kesilir ve iş göremezlik nedeniyle sigortalıya ödenen geçici ödenek, işverenden geri alınır. Dahası, yasalara göre, bildirimi yapılmayan kazalarda işverenin kusur oranı yükselir ve bu durum, gelecekte açılabilecek tazminat davalarında işverenin aleyhine delil olarak kullanılabilir.

Bu bağlamda, ERP destekli dijital dönüşüm çözümleri süreci önemli ölçüde hızlandırabilir. Bu tür sistemler, kazanın meydana geldiği anı otomatik olarak kaydeder ve zamanında bildirim hatırlatmaları göndererek, gecikmelerden kaynaklanan cezaların önüne geçilmesine yardımcı olur.

Dijitalleşme, İş Kazası Bildirim Sürecini Nasıl Basitleştirir?

Dijitalleşme, iş kazası bildirim süreçlerini kolaylaştıran, el ile yapılan iş yükünü azaltan, hata riskini düşüren ve yasal uyumluluğu artıran önemli bir dönüşümdür. Günümüzde şirketler, raporlama ve evrak yönetimi gibi kritik aşamaları dijital platformlara taşıyarak süreçleri hem daha şeffaf ve takip edilebilir kılmaktadır. Bu yöntem, özellikle büyük kuruluşlarda iş kazası bildirimlerinin zamanında yapılmasını ve tüm dokümanların merkezi bir sistemde saklanmasını sağlar. Sonuç olarak, işverenler hem yasal sorumluluklarını tam olarak yerine getirir hem de çalışan güvenliğini veri tabanlı bir yaklaşımla yönetebilir.

ERP Sistemleriyle Süreçlerin Takibi

Klasik yöntemlerle yönetilen bildirim süreçlerinde belge kaybı veya zamanlama hataları gibi riskler kaçınılmazdır. Oysa bulut tabanlı üretim çözümleri sunan Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, iş kazası bildirim süreçlerini otomatikleştirerek bu tür riskleri ortadan kaldırır. Tüm belgeler dijital ortamda toplanarak düzenlenir, arşivlenir ve ilgili kurumlara doğru biçimde iletilir.

e-Belge ve e-Fatura Entegrasyonları ile Resmi Süreç Yönetimi

İş kazası sonrasında ortaya çıkan tüm masrafların kayıtları – örneğin sağlık hizmetleri, ilaç giderleri veya bakım harcamaları – güvenli bir şekilde dijital belge arşivlerinde muhafaza edilebilir. Bu aşamada, e-fatura sistemleri iş takibi konusunda önemli kolaylıklar sunar.

ERP sistemleri aracılığıyla belge yönetiminin dijitalleştirilmesi, hem veri güvenliğini garanti eder hem de yasal düzenlemelere uyumu basitleştirir. Bu sayede işletmeler, her türlü denetim anında gerekli tüm belgeleri eksiksiz olarak sunabilme yeteneğine kavuşur.

İş Kazalarına Karşı Şirket İçi Organizasyonel Tedbirler

İş kazalarının azaltılması için şirket içinde alınacak organizasyonel önlemler büyük önem taşır. Bu önlemler, hem çalışanların güvenliğini artırır hem de olası kazaların etkilerini en aza indirir.

Kurum İçi Eğitim ve Farkındalık Çalışmaları

İş kazalarını engellemenin en etkili yollarından biri, çalışanların bu konudaki bilincini yükseltmektir. Bu doğrultuda işverenlerin periyodik olarak iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri düzenlemesi şarttır. Bu eğitimlerde, çalışanlara iş kazası bildirim prosedürleri ve ilgili yasal sorumluluklar hakkında detaylı bilgi aktarılmalıdır.

Bu tür eğitimler, sadece yasal bir zorunluluk olmakla kalmayıp, aynı zamanda güçlü bir kurumsal güvenlik kültürünün de temel taşlarından biridir. Eğitimleri takiben gerçekleştirilen iç denetimler, çalışanların farkındalık seviyesini belirlemek ve varsa eksiklikleri gidermek adına oldukça yararlıdır.

Kazaların Raporlanması ve Denetim Mekanizmaları

Meydana gelen her iş kazası sonrasında titizlikle hazırlanan ayrıntılı raporlar, kazanın temel nedenlerini anlamak ve benzer olayların önüne geçmek için kilit rol oynar. Bu raporlar, mevzuat uyumu ERP sistemleri üzerinden otomatik olarak arşivlenebilir ve detaylı analizlere tabi tutulabilir. Böylelikle, kazaların kök nedenleri, sistemde toplanan veriler üzerinden daha kolay ve doğru bir şekilde belirlenebilir.

Periyodik olarak yapılan iç denetimler sayesinde güvenlik zafiyetlerinin belirlenmesi, uzun vadeli önleyici stratejilerin temelini atar. Bu proaktif yaklaşımla işveren, sadece yasal sorumluluklarını yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışan güvenliğini kalıcı ve sürdürülebilir bir biçimde güvence altına alır.

SGK Üzerinden İş Kazası Bildirimi: Detaylı Bilgiler

SGK’ye iş kazası bildirimi yapılırken süreçlerin eksiksiz yürütülmesi gerekir. Bu kısım, hangi belgelerin hazırlanması gerektiğini açıklar.

SGK’ya Sunulması Gereken Belgeler

İş kazası bildiriminde Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) iletilmesi zorunlu olan belgeler aşağıda sıralanmıştır. Bu liste, yasal düzenlemelerce belirlenmiş zorunlu evrakları içermekte olup, eksiksiz bir şekilde teslim edilmeleri büyük önem taşır:

• İş kazasının resmi olarak bildirilmesini sağlamak üzere doldurulan İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirgesi
• Olayın tüm ayrıntılarını içeren iş kazası tutanağı ve varsa görgü tanığı beyanları
• İlk tıbbi müdahalenin yapıldığı sağlık kuruluşundan alınan sağlık raporu
• Çalışanın iyileşme sürecini gösteren istirahat belgesi
• Kaza yerini gösteren kroki ve olay anına ait fotoğraf kayıtları

Bu dokümanlar, dijital ortamda güvenle saklanarak denetimler sırasında hızlı erişim imkanı sunar. Yasal iş kazası bildirimi sürecinde belgelerin tam olması, hem işverenin hem de çalışanın haklarının korunması açısından hayati bir role sahiptir.

E-Devlet Aracılığıyla SGK Bildirimi

E-Devlet platformu üzerinden yapılan iş kazası bildirimi, süreci dijitalleştirerek hem hız hem de şeffaflık kazandırır. İşverenler, SGK sistemine giriş yaparak kazaya ilişkin tüm verileri çevrimiçi olarak iletebilirler. Sistem, belge yükleme, rapor ekleme ve onaylama aşamalarını tek bir ekran üzerinden tamamlamaya olanak tanır.

Bu dijital altyapı sayesinde, hem zaman kaybı minimize edilir hem de hatalı bildirim olasılığı düşer. Üstelik, sistemde gerçekleştirilen her işlem kayıt altına alındığından, gelecekte ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklarda önemli bir kanıt niteliği taşır.

Dijital Bildirim Süreçlerinde ERP’nin Şirketler Üzerindeki Etkisi

Dijital dönüşüm, iş kazası bildirimi süreçlerinde işletmelere önemli avantajlar sağlar. ERP sistemleri, hem süreçlerin hızlanmasını hem de belge yönetiminin daha güvenilir hale gelmesini destekler.

DİA ERP ile Süreçlerde Hız ve Verimlilik

DİA ERP çözümü, iş kazası bildirim prosedürlerinde işletmelere önemli ölçüde hız ve hassasiyet sağlar. Kaza ile ilgili bilgiler sisteme kaydedildiğinde, gerekli tüm belgeler kendiliğinden oluşturulur ve ilgili onay makamlarına yönlendirilir. Bu otomasyon sayesinde insan kaynaklı hata riski ortadan kalkar ve genel süreç yönetimi basitleşir.

Ek olarak, DİA Bulut ERP, çalışan bilgilerinden (SGK numarası, işe başlama tarihi, departman bilgileri gibi) otomatik olarak verileri çekerek formları doldurur. Bu da el ile işlem yapma gereksinimini ortadan kaldırır. Bu özellik, aynı zamanda veri güvenliği ERP sistemleri açısından da kritik bir avantaj sunar.

KAYNAKÇA:

Aşağıdaki kaynaklar, bu rehberin hazırlanmasında esas alınan yasal düzenlemeleri ve ilgili bilgileri sunmaktadır:

• Türkiye Cumhuriyeti. (n.d.). 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu. Mevzuat Bilgi Sistemi.
• Türkiye Cumhuriyeti. (n.d.). 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu. Mevzuat Bilgi Sistemi.

Önceki blog yazılarımızdan birine göz atmak isterseniz, Savunma Sanayi Sektöründe ERP’nin Rolü başlıklı içeriğimize buradan ulaşabilirsiniz.